Georgiana Corsau, PR Manager D’Avantage Consult ne povesteste despre organizarea un eveniment in 4 pasi:

"Draga companie/ asociatie/ societate,

Sa presupunem ca te-ai decis sa organizezi un eveniment. Foarte simplu: ai un buget, identifici locul de desfasurare, chemi o firma de catering, eventual personalizezi niste tricouri cu un logo/ un mesaj si e gata evenimentul, nu? Sau cel putin in linii mari, pana te mai gandesti ce preparate sa contina bufetul suedez. Ei bine, daca situatia ar fi chiar atat de simpla, majoritatea agentiilor specializate pe organizarea de evenimente si-ar pierde obiectul muncii. Mie imi place sa spun tuturor clientilor ca nu conteaza marimea si tipul evenimentului. Daca evenimentul este important pentru companie/ asociatie/ societate, atunci este necesar sa apeleze la o echipa specializata.

Organizarea evenimentelor este o adevarata disciplina cameleonica: se schimba in functie de brand si caracteristicile sale definitorii. Implica analiza si segmentarea publicului tinta, fixarea obiectivelor de comunicare/ promovare finalizand cu definirea conceptului evenimentului, planificarea aspectelor logistice si a celor tehnice. Vorbitorii de engleza numesc acest proces event management executat de event management team.

Evenimentele medicale sunt un pic mai diferite, ca si proces de organizare, fata de restul evenimentelor business 2 business. Prin urmare, este recomandat ca organizarea acestora sa inceapa cu 1 an sau minim 6 luni inainte de data programata pentru desfasurare. Mai mult, focusul este orientat catre comunicarea cu diferitele categorii de public tinta. Informatia si tema evenimentului trebuie sa ajunga intacta la participanti, invited speakers, sponsori, oficialitati, presa, furnizori, institutii de acreditare, administrativ.

Din experienta mea, in general, organizarea unui eveniment medical poate fi efectuata in 4 faze, mulate dupa caz, in functie de specific: congres, conferinta, gala, simpozion, scoala de vara, etc.

Faza initiala sau planificarea – incepe cu 6 - 12 luni inainte. Cuprinde stabilirea datei de desfasurare, locatiei, bugetului (incluzand evenimentele extra precum welcome cocktail-ul sau cina festiva), programului stiintific si a temelor, alegerea invited speakerilor, stabilirea modalitatilor de inscriere si nominalizarea sponsorilor impreuna cu pachetele de sponsorizare cat si transmiterea primului anunt preliminar al evenimentului.

Faza intermediara sau comunicarea si promovarea – Cuprinde formalitatile si confirmarea inscrierilor participantilor, confirmarea speakerilor si a celorlalte rezervari la furnizori, realizarea programului lucrarilor stiintifice si a mapei de congres. Insa, in aceasta faza, accentul este pus pe comunicarea catre publicul tinta, pe mixul canalelor de comunicare pentru a atinge cat mai bine audienta, pe promovarea mesajului in mod corect si eficient .

Faza centrala sau livrarea serviciilor – se desfasoara in timpul evenimentului. Cuprinde managementul tuturor aspectelor logistice si tehnice (inclusiv transportul si cazarea invited speakerilor), alcatuirea secretariatului administrativ care preia fluxul participantilor la inregistrare si iesire cu toate documentele necesare dar si asigurarea suportului necesar pentru indeplinirea nevoilor si asteptarilor participantilor, gestionarea presei si a extra-evenimentelor (welcome cocktail, cina festiva).

Faza finala sau evaluarea si fallow-up-ul - Cuprinde raportul de vizibilitate media al evenimentului, obtinerea feedback-ului de la categoriile de public tinta implicate, gestionarea aspectelor administrative (plati, facturi in original, diplome ratacite), finalizarea procedurilor cu institutiile de acreditare (Colegiul Medicilor pentru punctele de Educatie Medicala Continua) si alte surprize care mai pot aparea.

Astfel, organizarea unui eveniment medical este mai complicata decat ar parea la prima vedere. Costurile organizarii pe cont propriu a unui eveniment pot fi chiar mai mari decat costurile colaborarii cu o agentie, prin prisma calitatii evenimentului: un eveniment esuat, prost gestionat, poate costa mult mai mult decat daca ai angaja o echipa specializata. De altfel, stim cu totii ca o veste proasta circula mai repede decat una buna, iar o reputatie ciobita nu face bine la business. Iar oamenii vorbesc. Oamenii barfesc. E pur si simplu in natura lucrurilor. D’Avantage Consult organizeaza Simpozionul Intermedical “Abordarea interdisciplinara in cancer. Noi modalitati de tratament”, in 9 decembrie 2011, la Cluj Napoca. Dincolo de interesul deosebit aratat fata de noile modalitati de tratament in cancer, acest eveniment medical se va adresa in premiera, mai multor cadre medicale din diverse domenii, care vor putea urmari in cadrul prezentarilor atat tranzitia intermedicala a unor afectiuni cat si aspecte manageriale in tratamentul acestora. Totodata acest simpozion va beneficia de metode de comunicare moderne si o noua abordare in modalitatea de transmitere a informatiilor catre participanti. Alte evenimente medicale din portofoliul D’Avantage: Al VIII-lea Congres de Medicina Perinatala (400 de participanti), Scoala de vara Ian Donalds (200 de participanti), A IX-a Conferinta Nationala de Obstetrica si Ginecologie (1200 de participanti)."